Google Sheets เป็นบริการหนึ่งของ Google ที่ให้บริการฟรี ลักษณะการทำงานคล้ายการทำงานของ Excel ของบริษัท Microsoft แต่จะมีลักษณะที่แตกต่างกันเพียงบางประการ เช่น การทำงานของ Google Sheets จะทำงานบนคลาวด์ ผู้ใช้งานจะต้องมีการเชื่อมต่ออินเตอร์เนตตลอดเวลาเพื่อทำงาน นอกจากนี้การทำงานของ Google Sheets ยังสามารถใช้เป็นฐานข้อมูลเพื่อเชื่อมต่อกับบริการอื่นๆของ Google ได้มากมาย โดยที่ผู้ใช้งานสามารถเข้าสู่ Google Sheets ได้จากการเข้าที่บราวเซอร์ Google Chrome กดที่มุมบนขวา แล้วเลือกใช้บริการของชีต ดังภาพที่ 3.1
จากหน่วยที่ 2 การสร้าง Google Form หากผู้สร้างฟอร์มกดสร้าง Sheet สำหรับรับข้อมูลแล้ว ระบบจะทำการสร้างเอกสาร Sheet โดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งเปิดหน้าต่างขึ้นใหม่เพื่อแสดงผลการสร้างชีตนั้นๆ (ดังภาพ 2.31)
จากภาพที่ 3.2 แสดงหน้าแรกของ Google Sheets โดยระบบจะแสดงงานล่าสุดที่ผู้ใช้งานสร้าง พร้อมบอกรายละเอียดการเข้าถึง และช่วงเวลาที่เปิดดูล่าสุดนอกจากนี้ยังมีแม่แบบต่างๆ ในแกลเลอรี่เทมเพลตให้เลือกใช้ กรณีที่ผู้ใช้งานต้องการใช้งาน
จากภาพที่ 3.3 แสดง Sheets ที่มีการลงข้อมูล โดยข้อมูลที่ได้มาจากการกรอกข้อมูลลงในระบบของ Google Form ซึ่งข้อคำถามแต่ละข้อจะปรากฎในส่วนหัวคอลัมน์ และรายละเอียดข้อมูลในการกรอกแต่ละครั้งจะแยกคำตอบเป็นแถว ๆ พร้อมลงเวลาในการตอบคำตอบโดยอัตโนมัติ ซึ่งในครั้งแรกที่เปิดใช้งานระบบจะกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงแบบเป็นส่วนตัวเพื่อความปลอดภัยของข้อมูล
ภาพที่ 3.4 แสดงการเก็บข้อมูลผ่านระบบอัตโนมัติ โดยข้อมูล GPS จะถูกเก็บในส่วนกรอบตารางสีแดงนี้ ซึ่งจะแยกข้อมูลออกตามสีของตัวอักษร หากข้อมูลเป็นสีดำ แสดงว่าข้อมูลมีความถูกต้องมาก หากข้อมูลเป็นสีแดง แสดงว่าข้อมูลอาจมีความคลาดเคลื่อนได้ซึ่งอาจเกิดจากหลายปัจจัย เช่น เครือข่ายสัญญาณ อุปกรณ์ในการเก็บข้อมูล เป็นต้น
การตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึง Sheets สามารถทำได้โดยการกดที่ปุ่มบนขวาสีเขียว จะมีคำว่าแชร์ เมื่อกดแชร์แล้วระบบจะแสดงดังภาพที่ 3.5 ให้ผู้ใช้งานกดแชร์สิทธิ์ได้ตามต้องการ เช่น เฉพาะบุคคล เฉพาะผู้ที่มีลิงก์ หรือสาธารณะ หากข้อมูลมีความอ่อนไหวมาก เช่นข้อมูลส่วนตัว เบอร์โทรศัพท์ ในส่วนนี้ควรแชร์สิทธิ์เฉพาะบุคคล หรือเฉพาะผู้ที่มีลิงก์จะมีความปลอดภัย เหมาะสมมากที่สุด เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลจากฐานข้อมูลดังกล่าว
ภาพรวมการทำงานเมื่อผู้ใช้งานสร้าง Google Form สำหรับการเก็บข้อมูลเสร็จสิ้นแล้ว และได้ส่งลิงก์ทางช่องทางต่างๆ เพื่อใช้ในการเก็บข้อมูล ข้อมูลทุกอย่างที่มีการเก็บจะถูกส่งเข้าสู่ระบบของ Google Sheets โดยอัตโนมัติ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเข้าตรวจสอบข้อมูลได้ตลอดเวลา และสามารถกรองข้อมูลที่ไม่ต้องการออกได้ เช่น การกรอกข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน หรือการกรอกข้อมูลเพื่อการทดสอบระบบ ซึ่งการปรับแต่งข้อมูลในส่วนนี้จะทำให้ฐานข้อมูลมีการอัพเดทตลอดเวลา และหากลบข้อมูลในฐานข้อมูลบ ข้อมูลดังกล่าวจะถูกลบออกอย่างถาวรด้วยเช่นกัน