การทำงานของระบบเฝ้าระวังผลิตภัณฑ์สุขภาพด้วย Google Data Stuido ประกอบไปด้วยการทำงานของ 3 แอปพลิเคชันร่วมกัน ได้แก่ Google Form ซึ่งใช้ในการเก็บข้อมูลลงในฐานข้อมูล Google Sheet ใช้เป็นฐานข้อมูลซึ่งจะถูกเก็บลงในคลังข้อมูลนี้ในรูปของตัวอักษร หากข้อมูลอยู่ในรูปแบบรูปภาพจะถูกเก็บใน Google Drive และสุดท้าย Google Data Studio จะเป็นส่วนแสดงผลโดยจะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล Google Sheet หรือ Google Drive มาแสดงผลในรูปแบบของกระดานติดตามผล (DashBoard) โดยสามารถออกแบบการแสดงผลได้ตามที่ต้องการ หรือออกแบบได้ตามข้อมูลที่เก็บในขั้นตอนแรก เช่น กราฟวงกลม กราฟแท่ง ตาราง หรือข้อมูลทางภูมิศาสตร์
ผู้ใช้งานระบบของ Google แอปพลิเคชันได้จะต้องใช้อีเมล Gmail หรือใช้อีเมลของสถาบันการศึกษาหรือเอกชน (Google Workspace) และต้องเชื่อมต่ออินเตอร์เนตตลอดเวลาใช้งานเพื่อเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลบนคลาวน์ หากข้อมูลที่เก็บจาก Google Form อยู่ในรูปแบบของตัวอักษรเท่านั้น จะใช้พื้นที่ในการจัดเก็บน้อย และไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่หากการเก็บข้อมูลในรูปแบบภาพถ่าย (JPG, PNG) หรือในรูปแบบของการอัพโหลดข้อมูลอื่นๆ จะใช้พื้นที่ที่มากขึ้นในการเก็บข้อมูลใน Google Drive และอาจเกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมได้ในอนาคต หากพื้นที่ใช้งานเต็มโควต้าที่กำหนด